Beanstandungen und Rückrufe: EU-Forderungen in Deutschland implementiert

Das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) hat, zusammen mit anderen Kapiteln, die offizielle deutschen Übersetzungen des Kapitels 8 des EU-GMP Leitfadens (Beanstandungen, Qualitätsmängel und Produktrückrufe) im Bundesanzeiger veröffentlicht (siehe auch unsere GMP News vom 19. Januar 2015 zu den neuen Kapiteln des EU GMP Leitfadens). Damit wurden die geänderten Kapitel des Leitfadens in Form einer Rechtsverordnung implementiert (§ 2 Nr. 3 der Arzneimittel- und Wirkstoffherstellungsverordnung - AMWHV - gibt vor, dass das BMG die aktuelle Fassung des EU-GMP Leitfadens als Bestandteil der AMWHV in deutscher Sprache zu veröffentlichen hat). Das Kapitel 8 wurde bereits letztes Jahr auf der entsprechenden Homepage von der Europäischen Kommission veröffentlicht. Das Kapitel 8 wurde dabei komplett überarbeitet:

Während die alte Version weniger als zwei Seiten lang war, zählt die Überarbeitung 6 Seiten mit folgenden Kapiteln:

• Personal und Organisation
• Verfahren zur Handhabung und Untersuchung von Beanstandungen, einschließlich möglicher Qualitätsmängel
• Untersuchungen und Entscheidungsfindung
• Ursachenanalyse und korrigierende und präventive Maßnahmen
• Produktrückruf und andere potentiell risikomindernde Maßnahmen

Durch seine Abschnitte führt das neue Kapitel 8 Qualitätsrisikomanagement-Grundsätze und angemessene Ursachenermittlung bei der Untersuchung von Qualitätsmängeln und Beanstandungen ein. Das Kapitel umfasst Beanstandungen inkl. Qualitätsmängeln (das ist auch neu) und Produktrückrufe in Bezug auf vermarktete Arzneimittel und Prüfpräparate. Es erfolgte auch eine bessere Abstimmung mit der Richtlinie 2003/94/EC bzgl. Meldung an die zuständige Behörde.

Neben Untersuchung und Ermittlung der Ursache(n) für die Qualitätsmängel/ Beanstandungen will das überarbeitete Kapitel 8 auch sicherstellen, dass angebrachte Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen eingesetzt werden, um ein erneutes Auftreten des Problems zu vermeiden. Dies geht analog zu Kapitel 1 des Leitfadens. Die Effektivität sollte überprüft und bewertet werden.

Wenn es um Produktrückrufe geht, adressiert das neue Kapitel auch Risikobegrenzung und risiko-basiertes Denken für die Entscheidungsfindung. In diesem Zusammenhang sollten Hersteller und Zulassungsinhaber die Kontinuität der Lieferung kritischer Arzneimittel gewährleisten, wo alternative Produkte eventuell nicht verfügbar sein könnten. Eine Abstimmung mit der zuständigen Behörde ist hierbei unvermeidlich.

Die Rolle der für die Zertifizierung des betroffenen Produkts zuständigen sachkundigen Person (Qualified Person - QP) wird größer. Selbst wenn die QP nicht direkt für das Reklamationsmanagement und die Untersuchung der Qualitätsmängel zuständig ist und auch nicht direkt über die zu ergreifenden Maßnahmen entscheidet, sollte er oder sie über jede Untersuchung, jede risiko-reduzierende Maßnahme und jeden Rückruf informiert werden. Es sollte für jede Maßnahmen (wie z.B. Umgang, Überprüfung und Untersuchung von Beanstandungen) ausreichend Personal zur Verfügung gestellt werden.

Das überarbeitete Kapitel detailliert die Anforderungen für schriftliche Ausweisungen wie SOPs, welche mindestens Folgendes beschreiben sollten:

• Beschreibung des festgestellten Qualitätsmangels
• Ausmaß des Qualitätsmangels
• Umgang mit Proben
• Bewertung des durch den Produktmangel verursachten Risikos
• Treffen von Entscheidungen
• Unterrichtung der zuständigen Behörden und weitere interne und externe Kommunikation 
• Ursachenanalyse und CAPAs  

Schriftliche Verfahren in Bezug auf Rückrufaktivitäten oder die Implementierung jeglicher risiko-reduzierender Maßnahmen sollten ebenfalls implementiert werden, um Rückrufe schnell und jederzeit durchführen zu können.

Schein-Rückrufaktionen (in manchen Unternehmen auch Mock Recalls genannt) sind nun ausführlicher beschrieben. Auswertungen der Effizienz sollten auf Dienst- und Außerdienstzeiten erweitert werden. Die Auswertung sollte dokumentiert werden.

Insgesamt ist das Ziel, informationsbasierte und wissenschaftliche Entscheidungen zu erreichen in Bezug auf  risiko-reduzierende Maßnahmen. Ferner ist darauf hinzuweisen, dass es mehr als eine Ursache für ein Qualitätsmangel/ eine Beanstandung geben kann. Jedoch sollten alle möglichen Ursachen gründlich untersucht werden, um effektivere Vorbeugungsmaßnahmen zu identifizieren und zu ergreifen.