Ein 12-Schritte Leitfaden zur Wahl des geeigneten Logistik-Dienstleisters

Mit einer vagen Vorstellung einer angemessenen Bedarfsanalyse überlegen viele Unternehmen, ihre Logistik-Aktivitäten auszugliedern. Wenn es aber zum Entscheidungsprozess kommt, sind klare Entscheidungen gefragt.

Der folgende Leitfaden listet Stichpunkte auf - als Unterstützung im Entscheidungsprozess für die Ausgliederung von Logistik-Aktivitäten:

1. Bedarfsanalyse: Für welche Bereiche ist eine Ausgliederung sinnvoll?

2. Rechtliche Folgen: Schauen Sie, welche Änderungen in bestehenden Verträgen gemacht werden müssen, welche Informationspflichten Sie gegenüber anderen Vertragspartnern haben oder welche finanziellen Verpflichtungen Sie nach diesen Verträgen haben. Stellen Sie sicher, dass alle Angelegenheiten geklärt sind, bevor Sie weitere Schritte unternehmen.

3. Finanzielle Auswirkungen: Prüfen Sie mit der "Responsible Person" (Verantwortliche Person nach GDP gemäß den GDP-Leitlinien und der Arzneimittelhandelsverordnung) Ihres Unternehmens, welche finanzielle Auswirkungen es möglicherweise gibt. Beachten Sie die Auswirkungen Ihrer Aktivitäten für Ihr Unternehmen insgesamt und nicht nur für Ihre Abteilung. Unternehmen vergessen mitunter, dass mit der Ausgliederung u.U. auch ihre OPEX (Operative Exzellenz) durch Stellenkürzungen betroffen ist - und damit auch Rechtsgebühren und Entschädigungen für  Mitarbeiter verbunden sein können. Diese Kosten und Auswirkungen sollten immer berücksichtigt werden.

4. Machen Sie eine Liste mit möglichen Kandidaten und arrangieren Sie zuerst persönliche Meetings mit deren wichtigsten Entscheidungsträgern.

5. Prüfen und untersuchen Sie die Business-Modelle von Logistik-Dienstleistern und konzentrieren Sie sich auf die Eckpunkte, die für Ihre Organisation am wichtigsten sind (GDP Compliance, fundierte Kenntnisse der Verantwortlichkeiten eines Pharma-Logistik-Dienstleisters, Transportzeiten, Ordnungsmäßigkeiten, Sicherheit, Qualität von Assets etc.).

6. Die finanzielle Stabilität der Firmen, mit denen Sie einen Vertrag eingehen, ist essentiell. Eine höhere Finanzkraft einer Firma deutet auf eine gesunde Organisation hin, die ein guter Partner für das Risikomanagement und die Lösungsfindung sein kann, sollte aus irgendeinem Grund etwas schief gehen. Allerdings sind finanzkräftigere Unternehmen häufiger auch weniger flexibel als kleinere Organisationen, besonders wenn zur Entscheidungsfindung mehrere Schlüsselpersonen notwendig sind und Zeit ein Luxus ist, den Sie nicht immer haben. Fragen Sie nach Versicherungsgarantien, bevor Sie den finanziellen Status bewerten. Bedenken Sie, dass Sie, ganz egal ob Sie bestimmte Services vertraglich vereinbart haben, immer "mit im Boot sitzen", wenn etwas in Bezug auf die Produkthaftung schief gehen sollte.

7. Fragen Sie, auf was sich das Unternehmen spezialisiert hat und schauen Sie, ob die Spezialisierung zu Ihren gegebenen Anforderungen passt. Sie brauchen kein High-End-Fahrzeug, um lediglich um die Ecke zu fahren. Denken Sie dabei auch an Ihre zukünftigen Anforderungen. Fragen Sie nach einer Liste der aktuellen Kunden, aber bewerten Sie auch vorsichtig neue Firmen, die sich bisher noch nicht am Markt bewiesen haben.

8. Prüfen und hinterfragen Sie die angebotenen Dienstleistungen, und zögern Sie nicht, mit weiteren Fragen in die Tiefe zu gehen. Sie könnten "Leichen im Keller" finden, die Sie besser kennen und in diesem Stadium bewerten sollten.

9. Prüfen und bewerten Sie die operative Exzellenz des Unternehmens. Zögern Sie nicht, eine Diskussion mit mehreren Personen in dem Unternehmen zu fordern. Und führen Sie definitiv Interviews, wenn Sie ein Audit vor Ort durchführen. Prüfen Sie die GDP-Kenntnisse bzw. anderer diesbezüglicher Regulierungen der Mitarbeiter und nicht nur, wie das Unternehmen sein Personal schult, sondern ausbildet. Verlangen und haben Sie immer ein Organigramm mit den Personen in den Schlüsselpositionen des Unternehmens.  Vergessen Sie nicht, dass Menschen und ihre Mentalität ein Unternehmen erfolgreich machen, nicht nur das Angebot und die Geschäftsführung.

10. Spüren Sie die Unternehmenskultur. Finden Sie heraus, was Sie sich sicherer fühlen lässt, und vergessen Sie nicht, einige Details darüber in Ihrem Bericht zu erwähnen.

11. Legen Sie eine Liste mit allen Kandidaten und Ihrer Bewertung der zuvor genannten Punkte an. Machen Sie außerdem eine Liste mit den bestehenden Kandidaten und prüfen Sie deren Ruf am Markt. Fordern Sie immer Referenzen an.

12. Teilen Sie Ihre Gedanken und Bedenken mit Kollegen und Vorgesetzten in Ihrer Organisation, bevor Sie zu einem Schluss kommen.

Seit die GDP-Leitlinien in Kraft getreten sind, wollen sich immer mehr Logistik-Dienstleister in diesem Bereich spezialisieren. Einige von ihnen haben bereits ein GDP-Zertifikat von ihren lokalen Behörden erhalten, während sich andere Behörden weigern, ein solches Zertifikat auszustellen. Dies kann ein entscheidender Faktor in Ihrer Wahl eines Dienstleisters sein. Aber denken Sie daran, dass Prozesse diesbezüglich in vielen EU-Ländern nicht vereinheitlicht sind und dass Inspektions-Behörden dagegen sind, pharmazeutischen Logistik-Dienstleistern ohne Großhandelserlaubnis ein GDP-Zertifikat auszustellen.

(Savvas Koulouridas, Fagron Hellas, Griechenland - Erstveröffentilchung in der GMP Journal-Ausgabe 41, Oktober/November 2016)