FDA Entwurf - Fragen und Antworten zu elektronischen Aufzeichnungen und elektronischen Unterschriften bei klinischen Prüfungen

Am 20. Juni 2017 hat die U.S. Food and Drug Administration (FDA) ein Entwurfsdokument mit Fragen und Antworten zur Verwendung elektronischer Aufzeichnungen und elektronischer Unterschriften bei klinischen Prüfungen veröffentlicht. Kommentierungen und Vorschläge in Bezug auf dieses Entwurfsdokument sollten innerhalb von 60 Tagen eingereicht werden.

Das Dokument dient Sponsoren, klinischen Prüfern, Prüfungsgremien der Behörden (Institutional Review Boards - IRBs), Auftragsforschungsinstituten (Contract Research Organizations - CROs) und sonstigen betroffenen Parteien als Leitfaden für die Verwendung elektronischer Aufzeichnungen und elektronischer Unterschriften bei klinischen Prüfungen von Arzneimitteln. Wie bereits unter EMA Q&A zu GCP berichtet wude, hat die Europäische Arzneimittel-Agentur in diesem Jahr ein ähnliches Fragen- und Antworten-Dokument veröffentlicht.

Die FDA sagt, dass der Leitfaden die Empfehlungen des Leitfaden für die Industrie Part 11, Electronic Records; Electronic Signatures - Scope and Application (im Weiteren als "Leitfaden von 2003, Part 11" bezeichnet), hinsichtlich klinischer Prüfungen nach  21 CFR Parts 312 und 812, klarstellt, aktualisiert und erweitert. Folglich beschränkt sich der vorliegende Entwurf auf die Darlegung des Geltungsbereichs und der Anwendung von Anforderungen nach Part 11 an klinische Prüfungen von Arzneimitteln.

Gegenstand des Leitfadens sind:

• Verfahren, die der Sicherstellung dienen können, dass elektronische Aufzeichnungen und elektronische Unterschriften die Anforderungen der FDA erfüllen und dass die Aufzeichnungen und Unterschriften als vertrauenswürdig, zuverlässig und äquivalent zu Papieraufzeichnungen und handschriftlichen, auf Papier ausgeführten Unterschriften angesehen werden; 
• Die Verwendung von risikobasierten Ansätzen bei der Entscheidung zur Validierung von elektronischen Systemen, zur Implementierung von Audit Trails für elektronische Aufzeichnungen und zur Archivierung von Aufzeichnungen, die zu klinischen Prüfungen gehören.

Ziele des Leitfadens sind:

• Die Aktualisierung von Empfehlungen für die Anwendung und Umsetzung von Anforderungen nach Part 11 bei elektronischen Systemen, die in klinischen Prüfungen eingesetzt werden; 
• Die Klärung und weitere Ausdehnung des risikobasierten Ansatzes, der in dem Leitfaden von 2003, Part 11 in Bezug auf Validierung, Audit Trails und die Archivierung von Aufzeichnungen beschrieben wurde;
• Die Förderung und Erleichterung der Verwendung elektronischer Aufzeichnungen und Systeme zur Verbesserung der Qualität und Effizienz klinischer Prüfungen.

Gemäß der FDA bezieht sich der Leitfaden auf die folgenden elektronischen Aufzeichnungen und elektronischen Unterschriften: 

• Aufzeichnungen, die für klinische Prüfungen von Arzneimitteln erforderlich sind und die in elektronischer Form statt in Papierform aufbewahrt werden, einschließlich aller Aufzeichnungen, die die FDA benötigt, um eine Studie zu rekonstruieren; 
• Aufzeichnungen, die für klinische Prüfungen von Arzneimitteln erforderlich sind und in elektronischer Form geführt werden, wenn bei der Durchführung regulierter Tätigkeiten auf die elektronischen Aufzeichnungen vertraut wird; 
• Aufzeichnungen für klinische Prüfungen, die der FDA nach maßgeblichen Bestimmungen (predicate rules) in elektronischer Form vorgelegt werden, auch wenn solche Aufzeichnungen in den FDA-Vorschriften nicht ausdrücklich aufgeführt sind. 
• Elektronische Unterschriften, die für klinische Prüfungen erforderlich sind und handschriftlichen Unterschriften, Namenskürzeln und anderen allgemeinen Unterschriften gleichwertig sein sollen.

Es werden die folgenden 28 Fragen und Antworten erörtert:

• Was sollten Sponsoren und andere regulierte Stellen (regulated entities) berücksichtigen, wenn sie einen risikobasierten Ansatz für die Validierung elektronischer Systeme wählen, die bei klinischen Prüfungen verwendet werden? 
• Worauf wird die FDA den Schwerpunkt bei der Inspektion von elektronischen Systemen legen, die Eigentum von Sponsoren oder anderen unter den Geltungsbereich von 21 CFR Part 11 fallenden, regulierten Stellen sind oder von diesen verwaltet werden? 
• Sollten Sponsoren und andere regulierte Stellen Audits bei den Lieferanten der elektronischen Systeme und Produkte durchführen? 
• Was sind die Erwartungen der FDA nach 21 CFR 11.10(d) hinsichtlich der Nutzung interner und externer Sicherheitsmaßnahmen? 
• Unter welchen Umständen gelten die Anforderungen aus Part 11 nicht für elektronische Kopien von Papieraufzeichnungen? 
• Können Sponsoren und andere regulierte Stellen statt der Original-Papier-Quelldokumente elektronische Kopien von Quelldokumenten verwenden und aufbewahren? 
• Können elektronische Kopien als exakte Reproduktion elektronischer Aufzeichnungen verwendet werden? 
• Können Sponsoren und andere regulierte Stellen dauerhafte elektronische Speichermedien verwenden, um die erforderlichen Aufzeichnungen aus klinischen Prüfungen zu archivieren? 
• Bietet die FDA einen Vorab-Auditdienst an, um ein elektronisches System zu inspizieren, das in einer klinischen Prüfung verwendet wird, um die Einhaltung der Kontrollen nach Part 11 sicherzustellen? 
• Wenn ein nicht in den USA liegender Standort eine klinische Prüfung durchführt, unterliegen die gemäß den FDA-Vorschriften erforderlichen Aufzeichnungen dann den Anforderungen nach Part 11? 
• Wenn Sponsoren und andere regulierte Stellen elektronische Dienste auslagern, wer ist dann dafür verantwortlich, dass die regulatorischen Anforderungen erfüllt werden? 
• Sollten Sponsoren und andere regulierte Stellen Serviceverträge mit dem Anbieter des elektronischen Dienstes schließen? 
• Ist es für die FDA akzeptabel, wenn Daten durch die Hardware eines Cloud Computing Dienstes gleichzeitig an verschiedenen geografischen Standorten verteilt werden, ohne dass festgestellt werden kann, wo genau sich die Daten zu einem gegebenen Zeitpunkt befinden? 
• Was sollten Sponsoren und sonstige regulierte Stellen vor Ort bereithalten, um nachzuweisen, dass ihr Anbieter elektronischer Dienste Dienstleistungen in Übereinstimmung mit den regulatorischen Vorschriften der FDA anbietet? 
• Was sollten Sponsoren und sonstige regulierte Stellen berücksichtigen, wenn sie entscheiden, ausgelagerte elektronische Dienste zu validieren, die für klinische Prüfungen verwendet werden? 
• Unter welchen Umständen würde sich die FDA entscheiden, den Anbieter elektronischer Dienste zu inspizieren? 
• Welche Zugangskontrollen sollten Sponsoren für mobile Technologien einsetzen, auf die Studienteilnehmer für die Verwendung in klinischen Prüfungen Zugriff haben? 
• Wie identifizieren Sponsoren den Erzeuger von Daten, wenn sie mobile Technologien verwenden, um Daten direkt bei Teilnehmern an klinischen Prüfungen zu erheben? 
• Geht die FDA davon aus, dass die mobile Technologie Quelldaten enthält? 
• Was sollten Sponsoren berücksichtigen, wenn sie Audit Trails für Daten einrichten, die sie direkt von Studienteilnehmern erhalten, indem sie mobile Technologien in klinischen Prüfungen verwenden? 
• Was sollten Sponsoren berücksichtigen, wenn sie einen risikobasierten Ansatz für die Validierung mobiler Technologien wählen, die bei klinischen Prüfungen verwendet werden? 
• Welche Sicherheitsmaßnahmen sollten Sponsoren umsetzen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten, wenn mobile Technologien zur Erhebung, Aufzeichnung und Übermittlung von Daten direkt von Studienteilnehmern an klinischen Tests verwendet werden? 
• Erwartet die FDA von Sponsoren, klinischen Prüfern, Studienmitarbeitern und Studienteilnehmern, dass sie in der Nutzung von speziellen mobilen Technologien geschult sind, wenn diese bei einer klinischen Prüfung verwendet werden? 
• Welche Methoden können verwendet werden, um gültige elektronische Unterschriften zu erzeugen? 
• Wie sollten Sponsoren und regulierte Stellen die Identität der Person überprüfen, die die Aufzeichnungen elektronisch signiert, wie in 21 CFR 11.100(b) gefordert? 
• Wenn eine Person während eines einzigen andauernden Zeitraums des kontrollierten Zugangs zum System eine Reihe von Unterschriften ausführt, könnte dann das ursprüngliche Einloggen in das elektronische System unter Verwendung eines eindeutigen Benutzernamens und Kennworts für die erste Signatur verwendet werden und die Anforderungen in 21 CFR 11.200(a) erfüllen? 
• Welche Anforderungen müssen elektronische Unterschriften erfüllen, die auf Biometrie basieren, um als biometrische Methode akzeptiert zu werden? 
• Zertifiziert die FDA elektronische Systeme und Methoden für die Erstellung elektronischer Unterschriften?

Darüber hinaus enthält das Dokument zwei Anhänge: ANHANG I: OTHER GUIDANCES WITH APPLICABLE RECOMMENDATIONS und ANHANG II: GLOSSARY OF TERMS.

Weitergehende Informationen finden Sie auch direkt in der FDA draft guidance for industry Use of Electronic Records and Electronic Signatures in Clinical Investigations Under 21 CFR Part 11 – Questions and Answers.