FDA Warning Letter zu Datenintegritätsproblemen

Am 18. Juni 2024 erteilte die FDA dem dominikanischen Unternehmen Laboratorio Magnachem International einen Warning Letter in Hinblick auf CGMP-Verstöße. Der Warning Letter basiert auf einer FDA-Inspektion im November 2023. Die Antworten der Firma vom 1. Dezember 2023 auf die im Formblatt 483 aufgeführten Beanstandungen waren aus Sicht der FDA unzureichend. Warning Letter der FDA referenzieren immer auf die im 21 CFR Part 211 festgelegten GMP-Vorgaben, in diesem Fall bei Datenintegritäts-Beanstandungen auf: 

Your firm failed to exercise appropriate controls over computer or related systems to assure that only authorized personnel institute changes in master production and control records, or other records (21 CFR 211.68(a))

Generell wird eine umfassende Kontrolle der CGMP-Daten erwartet die sicherstellt, dass alle Änderungen, Löschungen und Hinzufügungen von Information bei elektronischen Aufzeichnungen autorisiert und dokumentiert sind.

Beobachtungen

• Die Laborausrüstung, die zur Erstellung von Analysedaten für Freigabe von Fertigarzneimittel verwendet wird, hat keine Zugangsschutz und auch keine weitergehenden Kontrollen.
• Es gibt keine geeigneten Kontrollen um Datenlöschungen und Änderungen von Aufzeichnungen zu verhindern
• Es fehlt die Festlegung eindeutiger Benutzernamen und Passwörter
• Das Laborpersonal verfügt über Administratorrechte, die einen unkontrollierten Zugang zum Löschen oder Ändern von HPLC-Dateien ermöglicht
• Es gibt keine Möglichkeit zur Rückverfolgung von Personen, die von dem IT-System erzeugte Daten gelöscht oder geändert haben
• Es fehlen angemessene Sicherungskopien der von den Laborgeräten erzeugten Daten

Antwort der Firma

Die Antworten der Firma zu dieser Beobachtung waren unzureichend. Warum?

Die Firma gab an, einen Lieferanten für die Verwaltung von Ausrüstungsdaten gefunden zu haben und dass das HPLC-Managementsystem von diesem Lieferanten einer Bewertung unterzogen wird. Man selbst habe ein Verfahren, um Probleme mit der Datenintegrität zu lösen. Der FDA genügte diese Aussagen nicht. Es wurden keinen vorläufigen Maßnahmen zum Schutz der Patienten und zur Gewährleistung der Arzneimittelqualität ergriffen, z. B.

• Benachrichtigungen der Kunden
• Rückruf von Produkten
• Durchführung zusätzlicher Tests
• Aufnahme von Chargen in das Stabilitätsprogramm
• Verstärkte Überwachung von Beschwerden

Was erwartet die FDA bei der Beantwortung dieses Warning Letters?

• Eine vollständige Bewertung der im gesamten Herstellungs- und Laborbetrieb eingesetzten  Dokumentationssysteme, um festzustellen, wo die Dokumentationsverfahren unzureichend sind
• Einen detaillierten CAPA-Plan, der die Dokumentationspraktiken des Unternehmens umfassend korrigiert, um sicherzustellen, dass die Firma im gesamten Betrieb zuordenbare, lesbare, vollständige, originale, genaue und zeitnahe Aufzeichnungen aufbewahrt
• Eine umfassende, unabhängige Bewertung und ein CAPA-Plan für die Sicherheit und Integrität des Computersystems
• Weiterhin sollen Zwischenkontrollen beschrieben und Angaben gemacht werden, wann die Verfahren für die CAPAs umgesetzt werden

Quelle: Warning Letter an Laboratorio Magnachem International vom 18.6.2024