FDA Warning Letter zum Thema Datenintegrität

Die Integrität der Daten ist für Überwachungsbehörden ein wesentliches Qualitätsmerkmal bei der Herstellung von Arzneimitteln. Nach einigen schwerwiegenden Abweichungen hiervon ist das Thema bei den internationalen Überwachungsbehörden mittlerweile in den Mittelpunkt deren Interesses gerückt. Insbesondere seitens der amerikanischen FDA werden schwerwiegende Verstöße in Warning Letters an die betreffenden Unternehmen publiziert.

In einem aktuellen Warning Letter an den API-Hersteller VUAB Pharma in Tschechien wurden unter dem Oberthema "Failure to prevent unauthorized access or change to data and to provide controls preventing data omissions" mehrere Aspekte seitens des Inspektors und der Behörde kritisiert:

• Es wurden nicht die kompletten Rohdaten der Test-Ergebnisse aufbewahrt. Insbesondere die HPLC-Chromatogramme, welche die Basis für die Freigabeentscheidung waren, wurden nicht ordentlich aufbewahrt. Weiterhin bemängelte der Inspektor Unstimmigkeiten zwischen den ausgedruckten Chromatogrammen und dem Funktionsqualifizierungsplan für die HPLC (z.B. bei Injektionssequenzen oder Werten zur Kalkulation der Relativen Standardabweichung)
• Beim Versuch, diese Unstimmigkeit zu verifizieren, verlangte der Inspektor die elektronischen Rohdaten. Diese konnten nicht geliefert werden, weil die Backup-Disks nicht lesbar waren. Nicht lesbar waren die Backup-Disks aber schon seit mindestens einem Jahr nicht mehr
• Es wurde bemängelt, dass keine geeigneten Prozesse in Kraft sind, die eine unautorisierte Manipulation der elektronischen Rohdaten verhindern. Eine entsprechende Zugangskontrolle beim HPLC-System fehlte. Ebenso fehlte beim HPLC-System ein Audit Trail über Änderungen von Daten.
• Bemängelt wurde auch, dass mehrere Angestellte ein gemeinsames Log-in und Passwort als Zugang zum HPLC verwendeten
• Auch die Antwort des Unternehmens, ein neues HPLC-System mit benutzerspezifischem Passwort, Audit-Trail- und Back-Up-Funktionalität aktuell zu qualifizieren, wurde seitens der FDA als unzureichend betrachtet. Bemängelt wurden zu geringe Detailinformationen zu dem System. Einfaches Aktivieren der Audit-Trail-Funktion und der Passwort-Prüfung wurden als  inadäquat bezeichnet
• Weiterhin bemängelte die FDA die entsprechende Überprüfung der historischen Daten, die ebenfalls nicht durchgeführt wurde

Als Antwort auf diese Mängelliste erwartet die FDA jetzt von der betroffenen Firma innerhalb von 15 Arbeitstagen Informationen / Maßnahmenpläne zu den folgenden Punkten:

• Informationen zur Zuverlässigkeit der IT-Infrastruktur, u.a. Maßnahmen zur Verbesserung der IT-Systeme, der Computer-Validierung, der Verfahren zur Fehlerbehebung und der Mitarbeiterqualifikation
• Vorschriften zur Passwort-Prozedur beim Zugang zu den analytischen Instrumenten. Alle Zugangslevels zu computerisierten Systemen sollten klar definiert und in einer schriftlichen Anweisung dokumentiert sein
• Eine detaillierte Zusammenfassung aller Schritte zum Mitarbeitertraining bzgl. des richtigen Gebrauchs der computergestützten Systems

Finden Sie hier den kompletten Warning Letter an VUAB Pharma vom 27.5.2015

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