Neue FDA Draft Guidance 'Data Integrity and Compliance with cGMP' veröffentlicht

Das Thema Datenintegrität ist in den letzten Jahren ein Schwerpunkt bei Inspektionen europäischer und amerikanischer Inspektoren geworden. Ein erstes Papier dazu publizierte Anfang 2015 die britische Überwachungsbehörde MHRA - siehe auch "Die MHRA revidiert kurzfristig ihre Guideline zur Datenintegrität". Ein weiteres wichtiges Entwurfsdokument zum Thema Datenintegrität wurde ebenfalls 2015 von der Weltgesundheitsorganisation WHO publiziert - siehe dazu auch "Data Integrity: Neuer WHO Entwurf zu 'Good Data and Record Management". Ganz aktuell hat jetzt auch die amerikanische FDA einen Entwurf  einer Guidance for Industry "Data Integrity and Compliance with cGMP" veröffentlicht. Obwohl seitens der FDA die Guidance for Industry als nichtverbindliche Empfehlung beschrieben ist, kann man davon ausgehen, dass in diesem Dokument die aktuelle Politik der FDA zu dem Thema beschrieben wird.

Die FDA bemängelt, dass im Rahmen von Inspektionen eine steigende Zahl von cGMP-Verstößen im Hinblick auf die Datenintegrität beobachtet wurde. Die Verstöße führten zu zahlreichen Folgemaßnahmen, z.B. Warning Letters wie auch Importsperren.

Die Integrität der Daten wir seitens der FDA als eines der zentralen Qualitätsthemen betrachtet. Detailliert aufgeführt werden die entsprechenden Referenzstellen im 21 CFR 211 und im 21 CFR 212 ebenso wie die Prinzipien an elektronische Aufzeichnungen entsprechend 21 CFR Part 11.

• § 211.68 (requiring that “backup data are exact and complete,” and “secure from 48 alteration, inadvertent erasures, or loss”)
• § 212.110(b) (requiring that data be “stored to prevent deterioration or loss”)
• §§ 211.100 and 211.160 (requiring that certain activities be “documented at the time 51 of performance” and that laboratory controls be “scientifically sound”)
• § 211.180 (requiring that records be retained as “original records,” “true copies,” or 53 other “accurate reproductions of the original records”)
• §§ 211.188, 211.194, and 212.60(g) (requiring “complete information,” “complete 55 data derived from all tests,” “complete record of all data,” and “complete records of 56 all tests performed”). 

In einer seltenen aber nicht unüblichen Form werden die wichtigsten Themen seitens der FDA in Form von 18 Fragen mit den entsprechenden Antworten aufgeführt.

1. Clarification of terms
    - What is "data integrity"?
    - What is "metadata"? 
    - What is an "audit trail"?
    - How does FDA use the terms "static" and "dynamic" as they relate to record formats?
    - How does FDA use the term “backup” in § 211.68(b)?
    - What are the “systems” in “computer or related systems” in § 211.68?
2. When is it permissible to exclude CGMP data from decision making?
3. Does each workflow on our computer system need to be validated?
4. How should access to CGMP computer systems be restricted?
5. Why is FDA concerned with the use of shared login accounts for computer systems?
6. How should blank forms be controlled?
7. How often should audit trails be reviewed?
8. Who should review audit trails?
9. Can electronic copies be used as accurate reproductions of paper or electronic records?
10. Is it acceptable to retain paper printouts or static records instead of original electronic records from stand-alone computerized laboratory instruments, such as an FT-IR instrument?
11. Can electronic signatures be used instead of handwritten signatures for master production and control records?
12. When does electronic data become a CGMP record?
13. Why has the FDA cited use of actual samples during “system suitability” or test, prep, or equilibration runs in warning letters?
14. Is it acceptable to only save the final results from reprocessed laboratory chromatography?
15. Can an internal tip regarding a quality issue, such as potential data falsification, be handled informally outside of the documented CGMP quality system?
16. Should personnel be trained in detecting data integrity issues as part of a routine CGMP training program?
17. Is the FDA investigator allowed to look at my electronic records?
18. How does FDA recommend data integrity problems identified during inspections, in warning letters, or in other regulatory actions be addressed?

Quelle: FDA Draft Guidance for Industry "Data Integrity and Compliance with cGMP"