Unsachgemäßer Umgang mit OOS-Ergebnissen in 10 FDA Warning Letters 2011

Bei der Durchsicht der FDA Warning Letters im Kalenderjahr 2011 wurde festgestellt, dass der unsachgemäße Umgang mit OOS-Ergebnissen immer noch zu den kritischsten Punkten während einer FDA-Inspektion und in den nachfolgenden Aktivitäten (483er, etc.) gehört. Im Kalenderjahr 2011 haben insgesamt 10 Firmen (6 Arzneimittel- und 4 Wirkstoffhersteller) einen FDA Warning Letter mit Beanstandungen hinsichtlich des GMP-/FDA-gerechten Umgangs mit OOS-Ergebnissen bekommen. Hier finden Sie einige Zitate aus diesen Warning Letters:

• Failure to investigate and document out-of-specification results obtained for … .
• Your firm has not thoroughly investigated the failure of a batch or any of its components to meet its specifications whether or not the batch has already been distributed, and you failed to extend the investigation to other batches of the same drug product that may have been associated with the specific failure or discrepancy.
• Your firm's out-of-specification (OOS) investigations did not include analysis of all available data.
• Inadequate or lack of an investigation of critical deviations or a failure of a batch to meet its specifications or quality standards.
• Your firm has failed to conduct an investigation for numerous OOS results (e.g., for colony forming units, conductivity, assay, etc.). Many of these OOS results were not reported to your client.
• Your QCU approved and released a batch of … despite an initial OOS bulk assay result.  These results were later confirmed through repeat testing, but further testing of additional samples produced passing results. Your QCU released the batch even though the investigation did not identify a discernable cause.
• Your QCU failed to detect multiple discrepancies in sample weights and dilution factors between the analyst's notebook and the Calculation Sheet. As a result, incorrect data was recorded for multiple products and finished products not meeting specifications were released. Specifically, a lot of … was released and distributed even though it did not meet the established specification of … % label claim. The correct calculation would have reported a … % label claim.
• Your QCU did not require a second, independent person to review the raw data, calculations and records before releasing these lots for distribution.
• The inspection also found that your analyst did not record these out-of specification results in the OOS logbook as required by your SOP.
• Your investigation failed to follow your procedures when your firm … initiated Phase 2 sample testing prior to completing Phase 1 of the investigation, and … only analyzed two samples as opposed to the required three samples

Die Zitate zeigen, dass auch im Jahre 2011 der Fokus in den FDA Warning Letters auf der sachgerechten Berücksichtigung von OOS-Ergebnissen in den Entscheidungen über die Freigabe von Arzneimittel- und Wirkstoffchargen lag.

Um die pharmazeutische Industrie mit dem FDA-/GMP-gerechten Umgang mit OOS-Ergebnissen zu unterstützen, hat die ECA Arbeitsgruppe "Analytical Quality Control" eine allgemeine SOP zum Umgang von OOS-Ergebnissen erarbeitet.

Über 100 Personen wurden Mitglieder eines speziell für diesen Zweck gebildeten Review Teams und haben ihre Kommentar und ihr Feedback während der Entwicklungsphasen dieser SOP abgegeben. Inzwischen wurde Version 01 dieser OOS SOP finalisiert. Diese SOP wird beim ECA OOS Forum am 19./20. Juni 2012 in Prag vorgestellt. Dort werden Mitglieder dieses Review Teams auch abweichende Meinungen bzw. alternative Ansätze des richtigen Umgangs mit OOS-Ergebnissen präsentieren.

Autor:
Dr. Günter Brendelberger
CONCEPT HEIDELBERG