Warning Letter wegen mangelhaftem Dokumentenmanagement und nicht GMP-konformer Analytik-Software

Formular-Vorlagen für die Freigabe von Produkten in GMP-kontrollierten Bereichen sind sensible Dokumente. Ihre GMP-gerechte Handhabung erfordert eine strenge Kontrolle ihrer Ausgabe, Verwendung, Weiterleitung und Bilanzierung. Was die FDA-Inspektoren bei ihrem Besuch des chinesischen Wirkstoffherstellers Henan Lihua Pharmaceutical vorfanden, entsprach jedoch ganz und gar nicht den Mindest-Maßstäben für ein Dokumentenmanagement, wie man es in einem GMP-regulierten Betrieb erwarten kann. Außer der Tatsache, dass Freigabe-Formulare frei zugänglich waren, kritisierten die Inspektoren die Verwendung einer nicht GMP-konform konfigurierten analytischen Software in der Inprozess- und Qualitätskontrolle.

In dem sechs Monate später ausgestellten Warning Letter sind folgende Einzelheiten aufgeführt:

• Zahlreiche freie Formular-Vorlagen für die Produkt-Freigabe lagen frei zugänglich im Büroraum des Produktionsbereichs, dessen Schloss defekt war. Obwohl noch ohne Eintragungen trugen die Formblätter bereits den Stempel "Zur Auslieferung freigegeben".
  Stellungnahme der Firma: Die vorab gestempelten Formblätter erleichtern den Freigabeprozess. Dem für die Dokumentation verantwortlichen Mitarbeiter war nicht klar, dass das defekte Schloss ein Risiko darstellt. SOPs werden überarbeitet und das Personal erneut geschult.
• Das für die Stabilitätsprüfung verwendete Analysengerät (um welche analytische Methode es sich genau handelt, wird im Warning Letter nicht genannt) wurde unmittelbar nach den Stabilitätstests bei der Inprozess-Analytik eingesetzt. Nach Überprüfung des Audittrails stellte der Inspektor fest, dass die Software so konfiguriert war, dass kontinuierlich die "preview run"-Funktion verwendet wurde. Dadurch wurden stets die Daten aus dem jeweils vorangegangenen Analysenlauf überschrieben und nur die Daten der letzten Analyse gespeichert. Die Zeitspanne zwischen den einzelnen (jeweils überschriebenen) Analysenläufen entsprach genau der Zeit, die für die Vorbereitung eines Laufs (Probe, Leerprobe, Standard) notwendig war. Für FDA-Inspektoren ist ein solches Vorgehen, bei dem Rohdaten gelöscht werden, ein Betrugsversuch.
  Stellungnahme der Firma: Die Notwendigkeit, Daten aus früheren Analyseläufen zu speichern, war nicht bekannt. Analysengeräte mit neuer Software werden angeschafft.

Für die FDA sind derartige Stellungnahmen inadäquat, denn sie setzen nicht dort an, wo notwendig, nämlich in der Qualitätskultur. Den Inspektoren fehlte der Nachweis, dass das Personal ausreichend geschult und GMP-gerechte Arbeitsabläufe etabliert wurden - gerade auch im Qualitätskontrollbereich. Es reicht nicht, nur die Hard- und Software auszutauschen, vielmehr müssen angemessene Kontrollverfahren eingerichtet werden, nach denen Rohdaten zu speichern und Audittrails zu überprüfen sind.

Henan Lihua Pharmaceutical wurde von der FDA auf Import Alert gesetzt.

Genaueres finden Sie auch im Warning Letter das FDA an Henan Lihua Pharmaceutical.