Welche Aufzeichnungen müssen gemäß den cGMP-Regularien der FDA geführt werden?

Vor einiger Zeit haben wir in den GMP News einen Beitrag zu den Standardarbeitsanweisungen (SOPs), die gemäß GMP-Richtlinien erforderlich sind, veröffentlicht. Heute listen wir auf, welche Aufzeichnungen nach US-Recht gefordert werden. Die FDA verlangt, dass diese Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer Form vorliegen.

Die allgemeinen Anforderungen an das Führen von Aufzeichnungen sind in § 211.180 festgelegt. Die Aufzeichnungen müssen für die Dauer von mindestens 1 Jahr nach Verfallsdatum der Charge aufbewahrt werden. Für bestimmte frei verkäufliche Medikamente gilt eine Aufbewahrungspflicht von 3 Jahren nach Auslieferung der Charge (§ 211.180(a)). Alle in 21 CFR 211 genannten Aufzeichnungen müssen während der Aufbewahrungsfrist für behördliche Inspektionen jederzeit verfügbar sein (§ 211.180(c)). Diese Aufzeichnungen können als Originalunterlagen oder als dem Original entsprechende Kopien aufbewahrt werden (§ 211.180(d)). Darüber hinaus können Unternehmen auch elektronische Aufzeichnungen nutzen. Zu diesem Zweck muss das genutzte Computersystem validiert sein und die in 21 CFR Part 11 festgelegten besonderen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungen und Unterschriften müssen erfüllt sein.

Folgende Aufzeichnungen müssen aufbewahrt und archiviert werden (die nachfolgende Auflistung ist einer Bekanntmachung im Federal Register entnommen):

Abschnitt 211.34: Aufzeichnungen über Berater müssen den Namen, die Adresse und die Qualifikationen sämtlicher Berater sowie Angaben zur Art der erbrachten Beratungsleistung enthalten.

Abschnitt 211.67(c): Aufzeichnungen über Instandhaltung, Reinigung, Sterilisation und Inspektion sind gemäß §§ 211.180 und 211.182 aufzubewahren.

Abschnitt 211.68(a): Aufzeichnungen sind zu führen über Kalibrierungstests, Inspektionen und Computer- oder computergestützte Systeme für automatische, mechanische und elektronische Ausrüstungsgegenstände.

Abschnitt 211.68(b): Alle geeigneten Kontrollen von sämtlichen Computer- oder computergestützten Systemen sowie Kontrolldaten-Systemen müssen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass Änderungen der Master-Herstellungs- und Kontrollaufzeichnungen oder anderer Aufzeichnungen nur von dazu autorisierten Personen vorgenommen werden können.

Abschnitt 211.72: Filter für die Filtration, die bei der Herstellung, Verarbeitung oder Verpackung von injizierbaren Humanarzneimitteln verwendet werden, dürfen keine Fasern in diese Produkte abgeben.

Abschnitt 211.80(d): Alle Behälter oder Gruppen von Behältern für Komponenten und Arzneimittelbehälter und -verschlüsse müssen mit einem eindeutigen Code für jede Charge eines jeden Wareneingangs gekennzeichnet sein. Für die Aufzeichnungen der Disposition jeder Charge ist dieser Code zu verwenden. Jede Charge muss in Bezug auf ihren Status angemessen gekennzeichnet sein.

Abschnitt 211.100(b): Schriftlich festgelegte Herstellungs- und Prozesssteuerungsverfahren müssen bei der Ausführung der verschiedenen Herstellungs- und Prozesssteuerungsfunktionen befolgt und zum Zeitpunkt der Ausführung dokumentiert werden. Jede Abweichung von den schriftlich festgehaltenen Verfahren muss aufgezeichnet und begründet werden.

Abschnitt 211.105(b): Wichtige Ausrüstungsgegenstände müssen mit einer eindeutigen Kennnummer bzw. einem Code gekennzeichnet sein. Diese Nummer bzw. der Code muss in den Aufzeichnungen zur Chargenherstellung vermerkt sein, damit die für die Herstellung jeder Charge eines Arzneimittels genutzte Ausrüstung ersichtlich ist. In Fällen, in denen in einer Produktionsanlage nur ein einziger bestimmter Ausrüstungstyp vorhanden ist, kann die Bezeichnung dieser Ausrüstung anstelle einer eindeutigen Kennnummer bzw. eines Codes verwendet werden.

Abschnitt 211.122(c): Es sind Aufzeichnungen zu führen zu jeder eingehenden Lieferung von Kennzeichnungs- und Verpackungsmaterialien; dabei sind Angaben zum Erhalt der Lieferung und zur Untersuchung bzw. Prüfung zu machen.

Abschnitt 211.130(e): Die Inspektion von Verpackungs- und Kennzeichnungseinrichtungen muss unmittelbar vor deren Nutzung erfolgen, damit sichergestellt ist, dass sämtliche Arzneimittel früherer Arbeitsgänge entfernt wurden. Darüber hinaus muss mit einer Inspektion sichergestellt werden, dass Verpackungs- und Kennzeichnungsmaterialien, die für anstehende Arbeitsabläufe nicht geeignet sind, entfernt wurden. Ergebnisse von solchen Überprüfungen müssen in den Aufzeichnungen zur Chargenherstellung dokumentiert sein.

Abschnitt 211.132(c): Bestimmte Verkaufsverpackungen von frei verkäuflichen Medikamenten müssen einen deutlichen Hinweis enthalten, der die Verbraucher über die manipulationssichere Verpackung informiert. Dieser Hinweis ist so zu platzieren, dass er nicht beeinträchtigt werden kann, falls der Manipulationsschutz der Verpackung beschädigt ist oder fehlt. Falls der gewählte Manipulationsschutz über ein Identifikationsmerkmal verfügt, ist dieses in dem genannten Hinweis zu nennen.

Abschnitt 211.132(d): Ein Antrag auf Befreiung von den Verpackungs- und Kennzeichnungsanforderungen durch einen Hersteller oder Abpacker hat in Form einer Bürgerpetition gemäß 21 CFR 10.30 zu erfolgen.

Abschnitt 211.137: Anforderungen in Bezug auf die Angabe des Verfallsdatums eines Produkts und auf die Compliance mit 21 CFR 201.17.

Abschnitt 211.160(a): Für die Festlegung von Spezifikationen, Standards, Probenahmeplänen, Prüfverfahren oder anderen Laborkontrollen und für jede Änderung solcher Spezifikationen, Standards, Probenahmepläne, Prüfverfahren oder anderer Laborkontrollen muss von der zuständigen Abteilung des Unternehmens ein entsprechender Entwurf vorgelegt werden, der von der QC Unit geprüft und genehmigt werden muss. Diese Anforderungen müssen erfüllt werden, was mit einer entsprechenden Dokumentation zum Zeitpunkt der Durchführung zu belegen ist. Jede Abweichung von schriftlich festgelegten Spezifikationen, Standards, Probenahmeplänen, Prüfverfahren oder anderen Laborkontrollen muss aufgezeichnet und begründet werden.

Abschnitt 211.165(e): Genauigkeit, Sensitivität, Spezifizität und Reproduzierbarkeit der Testmethoden, die ein Unternehmen anwendet, müssen festgelegt und dokumentiert werden. Diese Validierung und Dokumentation sollte in Übereinstimmung mit § 211.194(a)(2) erfolgen.

Abschnitt 211.166: Programm für Stabilitätsprüfungen von Arzneimitteln.

Abschnitt 211.173: Versuchstiere, die für Tests von Komponenten, Inprozessmaterialien oder Arzneimitteln auf Compliance mit festgelegten Spezifikationen genutzt werden, müssen auf eine Weise gehalten und überwacht werden, die ihre Eignung für den vorgesehenen Zweck gewährleistet. Sie sind zu kennzeichnen und es müssen geeignete Aufzeichnungen über ihre gesamte Verwendung geführt werden.

Abschnitt 211.180(e): Gemäß Part 211 sind schriftliche Aufzeichnungen zu führen, die eine Bewertung der Daten hinsichtlich der Qualitätsstandards jedes Arzneimittels mindestens einmal jährlich ermöglichen, um bestimmen zu können, ob die Spezifikationen bzw. Herstellungs- und Kontrollverfahren für das Arzneimittel geändert werden müssen. Für diese Bewertungen müssen schriftliche Verfahren festgelegt und eingehalten werden. Diese müssen Vorgaben für eine repräsentative Anzahl von Chargen - unabhängig davon, ob diese freigegeben, nicht freigegeben oder zurückgewiesen wurden - und für die Überprüfung von Reklamationen, Rückrufen, zurückgegebenen oder wiederaufbereiteten Arzneimitteln und gemäß § 211.192 durchgeführten Überprüfungen für jedes Arzneimittel enthalten.

Abschnitt 211.180(f): Es müssen Verfahren festgelegt werden, mit denen sichergestellt wird, dass die Verantwortlichen des Unternehmens schriftlich über alle Untersuchungen, die gemäß § 211.198, 211.204 oder 211.208 durchgeführt werden, alle Rückrufe, Inspektionsberichte und behördlichen Maßnahmen aufgrund von durch die FDA festgestellten Verstößen gegen die Gute Herstellungspraxis informiert werden, sofern sie nicht selbst an diesen Maßnahmen beteiligt waren bzw. von diesen keine Kenntnis hatten.

Abschnitt 211.182 definiert die Anforderungen an die Aufzeichnungen zur Reinigung von Ausrüstungsgegenständen und das Protokoll über deren Nutzung.

Abschnitt 211.184 definiert die Anforderungen an die Aufzeichnungen zu Komponenten, Arzneimittelbehältern und -verschlüssen und die Kennzeichnung.

Abschnitt 211.186 definiert die Anforderungen an die Aufzeichnungen zur Herstellung und Prüfung (Master-Vorschriften).

Abschnitt 211.188 definiert die Anforderungen an die Aufzeichnungen zur Chargenherstellung und -prüfung.

Abschnitt 211.192 definiert, welche Informationen für die Untersuchung von Abweichungen, die bei dem Review der Arzneimittelherstellung und der Kontrollaufzeichnungen durch die QC Mitarbeiter ermittelt wurden, vorgehalten werden müssen.

Abschnitt 211.194 erläutert und beschreibt, welche Laboraufzeichnungen aufbewahrt werden müssen.

Abschnitt 211.196 definiert, welche Informationen in den Vertriebsaufzeichnungen für das Arzneimittel enthalten sein müssen.

Abschnitt 211.198 definiert und beschreibt den Umgang mit allen beim Antragsteller eingehenden Beanstandungen.

Abschnitt 211.204 legt fest, dass Aufzeichnungen über Arzneimittelretouren und wiederaufbereitete Arzneimittel geführt werden müssen, und definiert die dafür geltenden Verfahren.